Presidium

De heer Lute is vanwege een knieoperatie afwezig.

Voorstel werkwijze petities
Er komen vaker verzoeken bij de gemeenteraad binnen om petities aan te bieden. Er ligt nu verzoek om een petitie over Gaza aan te bieden voorafgaand aan de raad te doen van 24 september. Om dit op een eenduidige manier af te handelen wordt voorgesteld om de volgende regels te hanteren:
- over alles kan een petitie worden ingediend bij de gemeenteraad. Ook als het geen bevoegdheid van de raad/college/gemeente is. De griffie adviseert hierover richting verzoeker. Zijn er wellicht andere kanalen of wegen die een verzoeker kan bewandelen om het punt te maken? Als een verzoeker de petitie toch wil indienen dan wordt dat georganiseerd;
- richting verzoeker wordt door de griffie duidelijk aangegeven wat de verwachtingen zijn: het kan zijn dat het onderwerp van de petitie niet de bevoegdheid van de raad is. De raad kan dan dus besluiten om er niets mee te doen of het aan het college over te dragen voor de afhandeling daarvan. Dat is aan de raad;
- de petitie wordt in ontvangst genomen door de voorzitter van de raad, voorafgaand aan de raadsvergadering. Dat gebeurt dan wel op een goed georganiseerde manier. Raadsleden wordt verzocht om om 19:50 uur aanwezig te zijn in de raadszaal en op de stoel te zitten;
- de verzoeker kan kort de raad even 'toespreken' vanaf het katheder. Dan wordt de petitie overhandigd;
- de petitie wordt op de lijst ingekomen stukken geplaatst voor de volgende raadsvergadering en in iBabs geplaatst. De raad kan dan besluiten om er iets of niets mee te doen;
- de uitkomsten hiervan worden gecommuniceerd met de verzoeker.
Deze afspraken worden op de website van de raad geplaatst.
Wat vind het presidium hiervan?

- De bijeenkomst (bestuurlijk samenspel) van 14 oktober wordt verschoven naar begin 2025.

- Raadsleden mee naar de burgemeesterstafel: dit is eerder aan de orde geweest. De burgemeester licht dit toe.

- Indeling raadszaal: vanwege de overstap van de heer Poland van D66 naar LDW vindt er een verschuiving plaats in de indeling van de raadszaal. De onderste rij waar LDW, VVD, D66, GroenLinks, PvdA en CDA zitten verandert. De heer Poland komt naast mevrouw Kloosterboer te zitten. De VVD verschuift een plaats. Overige plaatsen blijven gelijk.

- Werkgroep renovatie raadszaal: afgelopen maandag 16 september is het ontwerp van de raadzaal en de commissiekamer (tevens trouwzaal) in de werkgroep besproken. Voor eind 2024 wordt er een informatieve sessie georganiseerd voor de gehele raad waarbij het ontwerp gepresenteerd wordt. Daarbij wordt de raad deelgenoot gemaakt van de keuzes die gemaakt zijn op basis van de input van de raad. Ook wordt een doorkijkje gegeven naar de kosten. De inzet is dat er in december 2024 een besluit genomen wordt.

- Proces evaluatie herindeling: de onderzoeksresultaten van Necker zijn bijna gereed. Op 15 oktober worden deze gedeeld met raad, college en inwoners. Ook het bestuur van Alkmaar en de provincie zijn uitgenodigd. Daarna wordt op 23 oktober een informeel gesprek georganiseerd tussen raad- en commissieleden en inwoners van Sint Pancras en Koedijk om de resultaten van het onderzoek te bespreken. Hierover wordt breed gecommuniceerd. Dit gesprek zal plaatsvinden in De Geist. Besluitvorming in de raad staat gepland voor december 2024.

- Lid auditcommissie: vanwege het vertrek van de heer Hoejenbos ontstaat er een vacature in de auditcommissie. Aan de fractievoorzitters wordt gevraagd of zij een lid voor de auditcommissie willen leveren. Deze persoon moet affiniteit hebben met gemeentefinanciën. De heer licht dit nog even toe.

Verslag 1 juli
- Trotterborden: het antwoord is bijgevoegd.

- Kwaliteit bestuurlijke stukken: er is gevraagd om het punt nog een keer in het presidium aan de orde te stellen. Er is een korte memo over bijgevoegd, hierin staat een vraag aan het presidium.
* Kan het presidium instemmen met de voorgestelde checklist voor de kwaliteit van raadsvoorstellen?

- Raad 2 juli: jaarrekening 2023, voorjaarsrapportage 2024 en kadernota 2025. De memo met de behandelwijze is bijgevoegd. Tijdens het presidium van 1 juli is al wat gezegd over de technische vragenronde jaarrekening/kadernota van 29 mei.
De vergadering via https://bestuur.dijkenwaard.nl/Agenda/Index/707fc963-45be-41dd-a62c-46003555e835

- Raad 9 juli: https://bestuur.dijkenwaard.nl/Agenda/Index/23a91489-a9ad-490a-94d8-4be25c3ec8ad

De memo hierover is bijgevoegd. De agendacommissie bespreekt deze memo ook.
Aan het presidium wordt gevraagd de memo te bespreken.

De concepten zijn eerder bij de raad aan zet en de agendacommissie aan de orde geweest. Op 1 juli is het vergaderschema in het presidium aan de orde geweest. Er lagen nog een aantal aandachtspunten die op 2 september in de raad aan zet besproken zijn. Ter check wordt dit voorgelegd aan het presidium. Deze staan in het 1e document. De RvO's komen in oktober in de commissie en in de raad.
Aan het presidium wordt gevraagd akkoord te gaan met de voorliggende RvO's.

Dit vergaderschema is gebaseerd op de aangepaste vergaderfrequentie. De werkgroepen, trainingen en activiteiten raad staan nog niet in het vergaderschema. Het presidium stelt het vergaderschema vast. De agendacommissie kan hier in de praktische uitwerking in aanbrengen. het vergaderschema is op 23 september in de agendacommissie behandeld.
Aan het presidium wordt gevraagd het vergaderschema 2025 vast te stellen.

In bijgevoegde memo staat beschreven wat onderdeel van dit programma kan zijn. Voor de nevenfuncties geldt dat er binnenkort actie wordt ondernomen richting raads- en commissieleden om de nevenfuncties te actualiseren.

In april 2023 heeft de raad een besluit genomen  over het protocol integriteitsmeldingen politieke ambtsdragers gemeenten Dijk en Waard. Dit protocol wordt ook meegenomen in het programma.

Ook is de provincie Noord-Holland bezig met norm voor een weerbare overheid. Dit komt ook terug in het programma.

De stand van zaken voor de fractiebudgetten is bijgevoegd. Veel fracties hebben nog niets gedeclareerd. Dit budget kan fracties helpen om hun werk professioneel te doen, maar ook om zichzelf te laten zien aan aan de samenleving. Fracties hebben tot half januari 2025 de tijd om declaraties aan te bieden bij de griffie. Bij deze verdeling is nog geen rekening gehouden met de overgang van de heer Poland van D66 naar LDW. 

In de verordening op de ambtelijke bijstand (artikel 7) staat beschreven waar dit budget aan uitgegeven kan worden. Dit biedt voldoende mogelijkheden om dit op een goede manier in te zetten voor activiteiten van de fracties. Maak hier ook gebruik van, het budget is er niet voor niets. De verordening is bijgevoegd. Bij twijfel over de inzet van het budget kan contact op worden genomen met de griffie(r).

- Verkennend onderzoek 4/5 mei: de griffier heeft een mail gestuurd met 2 vragen over de organisatie van 4/5 mei. reacties zijn binnen van: CU, LDW, BVNL en de VVD.

- Mevrouw Bosscher: communicatie en inzet fractieleden.

- Mevrouw Van Ruitenbeek: 
1.Het gebruik van microfoons tijdens presentaties. 
2. De commissie Sociaal Domein.